О

Зарегестрируйтесь сейчас и получите 1000 рублей в подарок!

Зарегистрироваться

Бесплатный выезд специалиста Бесплатная
консультация
Бесплатная
установка
Часовой
инструктаж
Демонстрация
любой программы

 

Руководитель компании, как главная движущая сила при внедрении ERP
(его роль и риски)

Данная тема рассматривалась в статье журнала «Компьютерра» в далеком 2006 году, но до сих пор не потеряла актуальности. При внедрении систем управления ресурсами предприятия одной из главных проблем является то, что кроме руководителя этот программный продукт почти никому не нужен. Когда руководитель уходит от проблемы внедрения, перекладывая все вопросы на плечи ИТ-специалистов, то результаты этого процесса могут быть непредсказуемы.

Главным фактором любого успешного проекта является вовлеченность в процесс внедрения руководящего звена предприятия. Если даже предварительный вариант проекта сделан не лучшим образом, при наличии определенных усилий его можно «вытянуть» в рабочую и функционирующую систему.

Довольно часто интеграторы ERP-систем сталкиваются с пассивностью руководства при внедрении таких проектов. Для успешной интеграции директор не должен только пассивно наблюдать за этапами внедрения, а помогать и обеспечивать проект теми ресурсами, которые необходимы (обеспечивать его финансирование). Но кроме всего этого какие другие ресурсы может предоставить руководство, если ему важен результат?

Screenshot 1

Что касается результата

При внедрении ERP изменению подвергаются все бизнес-процессы компании, и эти изменения можно оценить. В идеале ERP-система берет под контроль все процессы в компании, а в результате руководитель получает детальный отчет по каждому бизнес-процессу в деятельности компании.

Давайте представим, как на одном из заседаний руководители подразделений отчитываются о положении дел в каждом из направлений.

- Иван Иванович, вы успеете запустить в срок новую линию?

- Дмитрий Федорович, не стоит волноваться к 20 числу все будет запущено!

Часто бывает так, что Иван Иванович приукрашивает ситуацию. Быть может он точно знает, что к назначенному времени не сможет успеть, но вынужден на совещании докладывать обратное уверенным голосом, так как не хочет расстраивать начальство. Ну а когда время планируемого запуска подойдет вплотную, то данный руководитель найдет на кого списать свои просчеты и ошибки.

К сожалению, по такому сценарию работает большинство руководителей подразделений. Если директор ориентировался на положении дел в компании только на эти «оптимистичные» доклады, то у него складывалось бы ложное впечатление о работе компании. Но к счастью, руководитель с большим опытом знает об этой особенности своих подчиненных, а поэтому корректирует их отчеты, благодаря своей интуиции и накопленным знаниям.

Априори, руководитель компании должен являться лицом, владеющим всей информацией о компании. Но что, если система управления ресурсами поможет быть еще более информированным? Автоматизированная система может помочь и предоставить информацию в удобной наглядной форме, где руководитель сразу увидит, что к сроку Иван Иванович не успеет, так как нет ни необходимых ресурсов и оборудованиядля выполнения необходимых работ.

стол

Для кого предназначена новая ERP

Из предыдущего примера становится очевидным, что Ивану Ивановичу нет никакого смысла внедрять новую систему. Его все устраивает, он работает по старинке, но это не значит, что он неэффективно работает. Просто выработались определенные шаблоны в принятии решений. Как бы то ни было, многим сотрудникам невыгодно внедрение новой системы, и как следствие, они упорно противятся ее внедрению.

Случается, что даже перед запуском проекта руководители среднего звена и другие специалисты отказываются работать с новой для них системой. Если внедрение идет «из под палки», с внутренним сопротивлением персонала, то их недовольство может перерасти в саботаж. Специалисты под предлогом занятости переносят встречи с консультантами, что вносит определенные сложности для успешности внедрения.

В данном случае руководство должно четко и ясно озвучить свои доводы в пользу новой системы, а иначе, скрытые формы саботажа могут привести к печальным последствиям для бизнеса в целом.

Может ли стать новая система необходимой заказчику? С одной стороны - да, а с другой - нет. Создание ERP под конкретные нужды пользователя - это дело крайне затратное, как в финансовом смысле, так и в ресурсном (нужны программисты, консультанты и т. д.) «Заигрывание» с пользователями также может быть безуспешным, если не будет «четких указаний сверху».

Единственный выход в этой ситуации - сказать конечному пользователю, что внедрение все равно произойдет, в независимости от чего бы то ни было.

«Урий, Урий, где кнопка, где у него кнопка!»

«Я не знаю, как идет сигнал,
Я не знаю принципа связи,
Я не знаю, кто клал кабель,
Едва ли я когда-нибудь услышу тебя…»

Борис Гребенщиков, "212-85-06"

Чтобы эффективно работать с ERP-системой, руководителю не обязательно знать, как она устроена. После ввода данных в систему на выходе он получает лишь актуальные отчеты. Чтобы система работала «как часы», механизм должен быть отлажен, установлен надлежащий контроль за правильным и своевременным вводом информации. Только таким образом будет устранен, так называемый, «человеческий фактор». Руководитель должен знать только одно, что при вводе «мусорных» данных он получит «мусор» и на выходе.

Очень важно и даже необходимо подготовить сотрудников к появлению новой системы, а для этого директор должен издать приказ о внедрении ERP-системы. Приказ может содержать следующие пункты:

·         определить ту информацию, которая будет отображать система, а также составить список рабочих мест (этой частью, занимаются специалисты — консультанты внедряемой ERP);

·         стимулирование сотрудников, так как объемы выполненных работ в результате внедрения возрастают;

·         обязательные штрафные санкции за ошибочный или несвоевременный ввод информации.

Для сокращения фактов неправильного и несвоевременного ввода информации можно приравнять эти действия к сознательному обману руководства, а если,например, в финансовом отчете упущена какая-нибудь сумма, то и к краже.

Также следует расширить полномочия человеку, который руководит внедрением проекта на период ввода новой системы и ее тестирования.

Последовательность превыше всего

  

Для улучшения работы системы установить запрет на ввод некоторых данных до тех пор, пока не выполнена предыдущая операция. Это позволит сэкономить на штрафах, так как эта мера более эффективна.

Однако с самого начала ввода ERP слишком «крутые» меры лучше не применять. У пользователей от обилия возникших обязанностей при работе с программным продуктом через новые интерфейсы часто возникнет стрессовое состояние, которое и будет приводить к ошибкам. При этом и ждать только хороших отчетов тоже не стоит (в течении первой недели точно).

Четкие указания руководства вместе с изданными приказами, а также меры по обеспечению функциональности и работоспособности всей системы – это и есть ключ к успешному внедрению. Руководитель должен помнить, что линейному персоналу часто система и не нужна, но для повышения эффективности бизнеса она просто необходима.

«Ловушки» для руководителя

Одна известная оптово-розничная сеть запустила ERP в качестве эксперимента (опытная эксплуатация), но настроена она была не полностью, а частично (только оптовая торговля). И результат не заставил себя ждать, оптовые поставки упали на треть.

Что случилось? Как же так произошло? Такой результат получился от сочетания двух факторов: дан приказ о необходимости ввода данных, а сама система была не настроена должным образом, к тому же были еще и ошибки в конфигурации системы, которые приводили к сбоям в работе.

Такая ситуация привела практически к полному коллапсу бизнеса. Из-за невозможности ввода некоторых операций склад и стоянка были переполнены фурами, отгрузка и загрузка стопорились… Возникает вопрос, что же является более важным - бизнес или ERP? Безусловно - бизнес.

В процессе внедрения ошибки при запуске, конечно, возможны. Главное, необходимо оперативно их выявить и исправить. Ну и конечно, чем быстрее и надежней они будут устранены, тем меньше бизнес будет находится в простое. Хотя и в этом случае, простоя не избежать, так как IT-специалистам нужно понять, где были выявлены ошибки, и устранить их для предотвращения аналогичного сценария впредь.

Но хуже всего, когда руководитель после первой неудачи отказывается возобновить внедрение, опасаясь полного развала бизнеса. Этим самым он наносит удар по своему авторитету. Правильнее будет не только понимать необходимость ERP, но и помочь оперативно исправить ошибки «на ходу».

Программисты буквально ночевали на работе, но все же исправили и перенастроили систему. Наверное, из-за таких ситуаций возникают анекдоты про программистов, которые приходят на работу в 9 утра, потому что никуда и не уходили.

В каких случаях и почему ERP не функционирует

Анекдот

- Посмотри, у нас мигалка работает?
- Работает, не работает, работает, не работает…

Зачастую неработоспособная система на этапе настройки, увы, - дело житейское. В качестве первой причины можно назвать невысокое качество предпроекта. В таком случае дело нуждается в тестировании. Сложность состоит в том, что нереально создать тесты для всех компонентов системы. Операции в ERP имеют сложные взаимосвязи, а поэтому было бы нужно провести слишком много тестов.

Казалось бы, простой выход - тестировать сначала наиболее важные компоненты системы. Вопрос в том, как определить эти необходимые компоненты? Зачастую, консультанты по настройке не владеют всеми особенностями бизнес-процессов в организации, а специалист из мира бизнеса, мог бы помочь, но он плохо знает систему.

Поэтому на этапе предпроекта необходимо выбирать консультантов по системе, которые хорошо понимают специфику настраиваемого бизнеса.

Обнаружение неработоспособности системы на этапе развертывания, увы, дело обычное. Первая причина – это низкое качество предпроекта. Но ситуация может возникнуть, даже если он выполнен хорошо.

Еще одним «узким местом», является тот факт, что тестируют обычно на нескольких рабочих местах. В «боевых» условиях с ERP взаимодействует множество специалистов. А это не дает объективно оценить нагрузки на систему, которые могут заметно превосходить показатели в тестах. Здесь также могут впоследствии появляться мелкие ошибки и недочеты, которые не были заметны в «тепличном режиме».

Третьей причиной могут быть пользователи организации, невнимательно и безответственно тестирующие все аспекты системы. Большая занятость персонала в выполнении своих обязанностей, а также отсутствие поощрений и наказаний за недобросовестное тестирование могут усугублять ситуацию.

 к 1 статье

 

Лучше семь раз отмерить… или как проверять ERP перед внедрением

Есть два способа проверки, но оба являются затратными, как в организационном, так и финансовом плане. Но все же это лучше, чем ситуация полного простоя компании. Недополученная прибыль в результате простоя - это полбеды, хуже, что в этот период теряются лояльные клиенты.

Первый способ заключается в замене программного обеспечения (новой системы на старую). Такой подход в тестировании позволяет вводить данные сразу в две системы одновременно. А чтобы ввод данных осуществлялся, как требуется, положение о вводе в эксплуатацию подкрепляется новыми приказами.

На этом этапе важно, чтобы вся необходимая информация за день поступала в систему. Если этого не происходит, значит либо система не готова, либо специалисты не хотят с ней работать.

По такому пути идут предприятия, внедряющие систему в опытную эксплуатацию. Тогда точкой отсчета введения новой системы можно считать отчеты и результаты, полученные из двух систем.

Результаты при этом необязательно будут идентичны, в зависимости от настроек систем может быть и разная детализация, и точность полученных данных. В этом случае, конечно, полезно проанализировать причину несовпадения. Когда новая система будет полностью функциональной, то старую обычно отключают.

Более сложным является второй способ, который полезен в том случае, когда большой объем данных не дает возможности одновременного ввода их в обе системы. Тогда нужно смоделировать весь рабочий день (или лучше несколько дней) вашей компании. К примеру, устройте субботник для нужных работников (с доплатой за эту дополнительную работу), предложив им выполнить ввод всех данных за один из дней прошедшей недели. При этом для тестирования выберите день, который более других загружен (в смысле вводимого объема данных).

При этом усильте и контроль всех узких мест. Специалисты ИТ смогут оперативно проанализировать и устранить все сложности, которые могут возникнуть при работе системы. Эксперимент следует повторить после устранения ошибочных ситуаций. Второй способ также, как и первый, требует появления приказа по фирме.

Ваши верные союзники

Если все же руководство отстраняется от помощи при внедрении системы, тогда остается лишь один рычаг воздействия на персонал – это создание для пользователей специальных инструментов. Тогда заметно упадет эффективность работы дорогих приглашенных ИТ-шников, придется обеспечить индивидуальными инструментами менее эффективных сотрудников.

Еще на этапе предварительного проекта некоторые консультанты придают излишнее внимание мнению сотрудников, пользователей системы, о ее работе, а не мнению руководства из-за его пассивности. В таких случаях часто возникает перекос в сторону удовлетворения пользователей и решения их проблем. Это значительно сказывается на эффективности работы всей системы.

Часто складывается впечатление, что руководство компании противостоит всему коллективу, в одиночестве желая внедрить ERP. Однако, не забывайте, что вас есть такие сотрудники, которых стоит мотивировать. Ваши ИТ-специалисты всегда хотят оправдать свою «подросшую» (если вы позаботились об этом) зарплату. Они не против получить в своем резюме новую запись о том, что принимали участие в сложном и успешном проекте.

У вас все будет очень хорошо, если удастся их заинтересовать!

Полезные статьи

 

  • Политика конфиденциальности

    Политика конфиденциальности Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика...

    Подробнее

  • Как правильно выбрать программу 1С?

    Сегодня мы живем в эпоху высоких технологий и Интернета. Любая...

    Подробнее

  • Чем полезен диск ИТС?

    Большинство пользователей программы «1С» даже не подозревают об уникальных...

    Подробнее

Действительно удалить?

Закрыть