«Азбука-софт» — 10 лет с ПланФиксом

В формате интервью мы решили узнать у директора  Алексея Булгакова, почему компания на протяжении долгого времени выбирает ПланФикс.

Почему решили использовать ПланФикс

Сейчас у нас в штате работает больше 15 человек, а когда приняли решение внедрять ПланФикс, во всей компании трудилось 2 или 3 человека. Много задач, которые сейчас делаем сами, поначалу отдавали на аутсорс. Разумеется, эти люди работали удалённо, а значит нужен был эффективный канал коммуникации, который позволял бы не только общаться, но и отслеживать прогресс в выполнении задач.

Поэтому стали искать какую-то программу, которая бы позволяла удаленно раздавать и контролировать задачи. Из тех продуктов, что в 2012 году были на рынке, больше всего понравился ПланФикс. С тех пор мы им и пользуемся. Поначалу работали на бесплатной версии, со временем перешли на платный пакет.

Планировщик и не только

Первое и основное, что мне нравится в Планфиксе — это возможность создавать канбан-планировщики, потому что именно вокруг канбан-досок мы выстраиваем бизнес-процессы. В связи со спецификой отрасли у нас крайне неравномерная нагрузка. Бывают недели, когда задач мало, а бывают, когда заказов приходит очень много. И вот благодаря канбан-доскам мы можем этот массив задач распределить так, чтобы делать всё поэтапно, ничего не упустить и не выйти за границы сроков. Конечно, сейчас это кажется само-собой разумеющимся, но 10 лет назад облачные системы, которые позволяли бы и эффективно управлять проектами и задачами, и поддерживать контакт с удаленными сотрудниками, были ещё не так распространены. По крайней мере для нас это было в новинку:

 

Поэтапное внедрение

Помимо канбан-досок мы используем и другие инструменты. Вообще внедрение ПланФикса в нашей компании происходило постепенно. Мы начали с самого простого функционала: нам нужно было завести сотрудника в систему, поставить ему задачу, сроки, контролировать выполнение. Потом уже стали использовать планировщики, оповещения, появилась необходимость работы со статусами, стали разбираться в автоматических сценариях. Очень часто меняли шаблоны задач.

Альтернативу не нашли

Когда только внедряли ПланФикс, опыта использования подобных сервисов у нас не было. Позже в процессе работы мы рассматривали возможность перехода на альтернативный продукт, изучали другие сервисы, тот же Битрикс, Jira.

Всё равно каких-то инструментов, к которым мы привыкли в ПланФиксе, у них не было, или, по крайней мере, мы про них не знали. Поэтому за все 10 лет вот прям такого серьёзного желания взять и перейти на другой продукт не было ни разу. ПланФикс нас более чем устраивает.

Главный плюс — открытость системы

Любая система, которая не закрыта, которую пользователь может настроить под себя и внести в неё какие-то доработки, она уже имеет преимущество на рынке.

В данном случае это возможность настраивать различные шаблоны, автоматизацию, интерфейс, систему разграничения прав доступа — это всё интересно. Например, благодаря открытой документации по API, мы самостоятельно интегрировали ПланФикс с «1С». И это нам очень помогает в работе: 

Всё общение через ПланФикс

Помимо самописных интеграций с ПланФиксом мы используем и интеграции, разработанные командой сервиса. Это позволило добавить в ПланФикс все наши основные каналы коммуникаций с клиентами: от электронной почты до мессенджеров и социальных сетей. Взаимодействие между отделами внутри компании также ведётся через ПланФикс. Благодаря тому, что вся информация по задачам и проектам хранится в системе, мы организовали на его основе базу знаний. Если сотруднику нужно посмотреть, как аналогичный вопрос решался раньше, он может быстро найти нужную задачу с необходимой информацией.

Телеграм-бот + ПланФикс = заказы

Также мы интегрировали в ПланФикс собственный телеграм-бот. В нём среди прочих есть одна важная функция — клиент может посмотреть наше портфолио и узнать, решали ли мы ранее задачи, аналогичные той, которую нужно решить ему. Просто выбирает в меню бота пункт «Поиск по портфолио» и вводит несколько слов, описывающих задачу. Бот отправляет поисковый запрос в ПланФикс и получает обратно названия найденных задач:

Через телеграм-бот в ПланФикс можно собирать заявки от клиентов, вести переписку и много другое. Всё зависит от того, как вы его настроите. Кроме этого, мы пользуемся и официальным ботом ПланФикса. Через него очень удобно получать уведомления из задач прямо в Телеграм.

Советы новичкам

Внедряйте ПланФикс поэтапно. Ешьте слона по кусочкам. Бывают системы, в которых есть абсолютно всё, но для того, чтобы в этом всём разобраться, требуется достаточно большое количество времени. Иногда просто осознание того, насколько большой объём информации придется переварить, является барьером для входа. Чтобы избавиться от такого страха, начните с малого.

Нужны канбан-доски — настройте канбан-доски. Нужна CRM — настройте CRM. А потом уже на этот основной процесс можно «вешать» какие-то дополнительные фишечки, улучшать его, оптимизировать, задействовать всё более сложный функционал и постепенно переносить в ПланФикс все ваши бизнес-процессы. Не пытайтесь охватить всё и сразу. Внедряйте и осваивайте ПланФикс постепенно, и уже скоро вы увидите, как это положительно скажется на эффективности вашего бизнеса.