Изменение документов задним числом
Документы – это информационные носители строгой отчетности, которые всегда должны находиться в идеальном порядке. Ответственность за отображение в документации истинных данных несут бухгалтера, но человеческий фактор никто не отменял, поэтому допущение ошибок и разного рода неточностей возможно и в таких важных и, казалось бы, безупречно выверенных бумагах. Именно поэтому появляется потребность изменять документы, которые были созданы ранее.
Программа 1С позволяет изменять документы «задним числом».
Существует основное правило, которое нельзя забывать при любых операциях (изменении, удалении или вводе), проводимых в документах «задним числом»: запрещается нарушать очередность хоздействий предприятия, которые действительно были осуществлены.
Недопустимо использовать документы «задним числом», которые отражают события, совершившиеся гораздо позднее. Например, если вечером 22-го числа какого-либо месяца в магазин была возвращена часть купленного товара, а днем того же дня была создана расходная накладная, то недопустимо вносить в эту накладную изменения, связанные с уменьшением объема проданного товара на столько единиц, сколько было возвращено покупателем.
Если отобразить данную ситуацию в программе 1С, то есть осуществить изменение документов «задним числом», получится, что товары, на которые была выписана расходная накладная, уже в это время лежали на складе и свободно продавались, но на самом деле их там не было, а появились они только вечером.
Поэтому для фиксации возврата товара правильным будет создать отдельный документ или провести отдельную операцию.
Это правильно действует в отношении всех документов, находящихся в информационной базе; в бухучете, в уже сданной отчетности за определенный период, нельзя проводить операции и изменять документы «задним числом», рекомендуется в таких случаях исправлять ошибки методом красного сторно.
Если возникает необходимость внести какие-либо изменения «задним числом», то программа 1С не предусмотривает автоматическое перепроведение всех документов, идущих за измененным, так как количество подобных файлов может быть огромным и данная операция займет много времени. Поэтому изменение файлового документа «задним числом» может повлиять на неверное отражение списания в последующих документах.
Пример: если на начало месяца сумма приходной накладной будет указана неверно, то и сумма списания по накладным, которые были выписаны уже после приходной накладной, соответственно, тоже будет неверной. Чтобы наладить правильность отражения операций после неверно отраженной, в 1С предусмотрена возможность, кроме изменения «задним числом», еще и перепроводить документы.
При совершении такой операции в отношении каждого документа снова выполняется проверка итогов на период расположения этого документа в журнале, это позволяет наладить правильность отражения данных списания. Естественно, что логичным является перепроведение только некоторых документов, которые показывают информацию по текущим итогам.
В программе 1С механизм установления «последовательности» документов строго фиксирует все изменения в документах, произведенные «задним числом» и влияющие на проведение документов следующих за ними. Подобный механизм позволяет осуществить перепроведение документов (которые в этом нуждаются) с определенного момента. Кроме того, контроль перепроведения в этих документах осуществляется и в момент формирования отчета.
Перепроведение в программе 1С можно осуществлять в стандартном режиме, выбрав интервал, подходящий для определенного отчетного периода, а также виды уже проведенных документов.